作者：王怡萱 專利工程師

對(duì)于專利代理師而言，高效率高質(zhì)量地撰寫專利可以體現(xiàn)一個(gè)專利代理師的能力也可以提升代理師所在代理所的品牌形象，并且高效率撰寫高質(zhì)量專利文件也可以更快實(shí)現(xiàn)自我提升。但是，在專利工作實(shí)操過程中還是有可能會(huì)存在一些問題。例如：交底書看了幾天都看不明白；交底書看懂了但是就是無法形成技術(shù)方案；這個(gè)案子都已經(jīng)改到第五、六稿了，浪費(fèi)了寶貴的申請時(shí)效；明明每天都在忙，卻很長時(shí)間就寫了一個(gè)案子，導(dǎo)致后續(xù)案子要面對(duì)更多對(duì)比文件。

以上這一系列令人沮喪的問題，歸根結(jié)底大致可以用一句話概括：低質(zhì)量導(dǎo)致低效率，低效率又導(dǎo)致低質(zhì)量。如果反過來思考，就可以引出專利代理師行業(yè)中的一個(gè)推斷：高質(zhì)量=高效率。下面我們從論證上述推斷開始，淺談一下如何高效率高質(zhì)量撰寫專利。

一、一般來說，專利工作中高質(zhì)量=高效率

1.高質(zhì)量意味著少犯錯(cuò)，而犯錯(cuò)容易嚴(yán)重降低效率。

在專利撰寫中，錯(cuò)誤的多少通常會(huì)影響專利質(zhì)量，還可能會(huì)延長專利的定稿時(shí)間。因此，每多一個(gè)錯(cuò)誤就意味著客戶需要更多時(shí)間指正，進(jìn)而就意味著代理師需要更多時(shí)間修改，還有可能意味著更多次返稿，而這可能是很多專利代理師高效工作的較大阻礙。

可見，對(duì)于專利代理師來說，減少錯(cuò)誤是提高撰寫質(zhì)量和效率的重中之重。那么，如何能夠做到減少錯(cuò)誤呢？有一個(gè)相對(duì)簡單也是相對(duì)有效的辦法：復(fù)盤。從《論語·學(xué)而》的“吾日三省吾身”到作為聯(lián)想公司的“三大方法論之一”，復(fù)盤自古以來就是一個(gè)重要的工具。

一般來說，復(fù)盤主要分為四大步驟：回顧目標(biāo)、評(píng)估結(jié)果、分析原因、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，其中每一個(gè)步驟又可以細(xì)化成若干個(gè)流程。一個(gè)完整復(fù)盤帶來的效果不僅僅是避免重復(fù)錯(cuò)誤，還有助于發(fā)現(xiàn)新知識(shí)和新思路，對(duì)于專利代理師自我提升具有很大意義。這里推薦一本書，書名就叫《復(fù)盤》，書中結(jié)合實(shí)際案例具體闡述了如何將復(fù)盤應(yīng)用于工作之中。

2.高效率的基礎(chǔ)是撰寫過程順暢，而一件撰寫過程順暢的申請文件質(zhì)量往往不會(huì)差。

專利撰寫大致可以分為通讀交底書、檢索對(duì)比文件、與發(fā)明人確認(rèn)技術(shù)方案、撰寫申請文件以及根據(jù)客戶的修改意見修改申請文件等幾大部分。由于專利撰寫過程通常高度線性（無法跳過某一步驟去執(zhí)行后續(xù)步驟），因此，任何一個(gè)步驟出現(xiàn)障礙都可能會(huì)影響專利整體質(zhì)量，還容易造成工作全面停滯，進(jìn)而降低工作效率。而高效率就意味著為申請文件獲取更早的申請日，更早的申請日對(duì)于一項(xiàng)專利來說非常重要。

例如，代理師在通讀交底書時(shí)未能快速定位交底書中的技術(shù)問題，在反復(fù)閱讀交底書以及不斷地自我懷疑之后，雖然找到了技術(shù)問題，但是也猶豫不定，故與發(fā)明人進(jìn)行了電話溝通。但是在溝通過程中又因?yàn)樽约簩?duì)交底書中公知常識(shí)檢索不充分造成溝通障礙，導(dǎo)致溝通之后似懂非懂，進(jìn)而又需要與發(fā)明人再次溝通。這種過程下產(chǎn)生的專利質(zhì)量很難令人信服，同時(shí)也極大降低工作效率，還浪費(fèi)發(fā)明人寶貴的時(shí)間。

要避免出現(xiàn)這種情況，最好的辦法就是制定工作流程并嚴(yán)格執(zhí)行。例如：

在上述流程圖中，若有一環(huán)無法完成，盡快聯(lián)系發(fā)明人進(jìn)行確認(rèn)是較好的解決辦法。另外，在聯(lián)系發(fā)明人之前最好對(duì)交底書中的公知常識(shí)進(jìn)行檢索，以保證交流過程順暢。

需要注意的是，同樣的流程并不一定適合每個(gè)人，上述流程只是示例性示出，最好自己設(shè)計(jì)流程，并在工作中不斷完善，以發(fā)現(xiàn)適合自己的最好流程。最好的流程不一定是效率最高的，而是可以被長期執(zhí)行的。

二、熟悉你的生產(chǎn)工具

工欲善其事必先利其器。電腦是專利代理師的生產(chǎn)工具，電腦的狀態(tài)和代理師對(duì)其熟練程度往往直接或間接影響著專利代理師的工作質(zhì)量和效率，以下這些小技巧有助于代理師更好地完成工作。

1.讓自己的電腦保持流暢。

一臺(tái)卡頓的、莫名彈窗的電腦不僅容易影響工作效率，還有可能打斷寶貴的思路，影響使用者的狀態(tài)。

平時(shí)在使用電腦的過程中，安裝應(yīng)用時(shí)應(yīng)盡量避免使用來路不明的安裝包，在安裝過程中避免勾選自己不需要的模塊或應(yīng)用；避免接入來路不明的U盤，最好關(guān)閉U盤自動(dòng)讀?。恍遁d使用不到的應(yīng)用程序，不需要開機(jī)自動(dòng)啟動(dòng)的應(yīng)用程序盡量禁止其自啟動(dòng)；根據(jù)情況對(duì)磁盤進(jìn)行碎片整理，以加快系統(tǒng)響應(yīng)速度。如果電腦反應(yīng)過慢但自己沒有能力處理，應(yīng)及時(shí)尋求幫助。

2.如果使用拼音輸入法，請為你的輸入法增加詞庫。

在專利代理師日常工作中，經(jīng)常需要輸入技術(shù)用語，輸入法自帶的詞庫一般很難滿足需求，導(dǎo)致輸入法經(jīng)常聯(lián)想不到位需要手動(dòng)選字，不僅影響錄入效率還容易產(chǎn)生錯(cuò)別字。

幾乎所有的技術(shù)領(lǐng)域都有其對(duì)應(yīng)的專業(yè)詞庫，專利代理師可根據(jù)自己的需求為輸入法增加必要的詞庫。另外，專利代理師還可以根據(jù)日常撰寫工作中的常用詞、常用句進(jìn)行自定義詞庫，這樣可以減少相同內(nèi)容的重復(fù)輸入，進(jìn)而在一定程度上提升撰寫效率。

3.合適的顯示器亮度可以讓你的眼睛更輕松，大腦更清醒。

專利代理師日常工作中需要長時(shí)間面對(duì)屏幕。過高的亮度不僅會(huì)讓眼睛更快疲勞，還會(huì)過度刺激神經(jīng)，容易誘發(fā)眼花、頭疼、焦慮等諸多健康問題，過低的亮度也不利于健康工作，使用合適的亮度會(huì)大大改善專利代理師工作體驗(yàn)。調(diào)節(jié)顯示器亮度可以參考以下方法：對(duì)于文檔工作者，應(yīng)先將顯示器亮度調(diào)至最低，再逐步調(diào)高，直至達(dá)到可以滿足輕松辨識(shí)顯示內(nèi)容的最低亮度。

三、時(shí)間管理是專利代理師的基本功

時(shí)間管理所要解決的本質(zhì)問題是如何安排時(shí)間以使得收益最大化。對(duì)于專利代理師而言，可以分為兩個(gè)層面：即如何平衡工作中各項(xiàng)事務(wù)的時(shí)間占比以使得總效率最大化，以及如何平衡工作和其他生活內(nèi)容的時(shí)間占比以使得職業(yè)生涯總效率最大化。

1.如何平衡工作中各項(xiàng)事務(wù)的時(shí)間占比。

很多專利代理師認(rèn)為，工作內(nèi)容的核心在于內(nèi)容撰寫，因此對(duì)撰寫時(shí)間投入慷慨大方，但對(duì)前置工作（例如溝通方案、檢索和布局）錙銖必究，盡量壓縮時(shí)間以盡快開始內(nèi)容撰寫。這樣的方式不能說一定錯(cuò)誤，但常常會(huì)事與愿違，由于前期工作沒有做到位，在撰寫內(nèi)容過程中會(huì)不斷遇到障礙。看似是在撰寫內(nèi)容，其實(shí)其間穿插了很多在做前置工作時(shí)應(yīng)該完成的工作內(nèi)容，很多時(shí)候效率并不會(huì)高，還有可能降低專利工作的完成質(zhì)量。

需要認(rèn)識(shí)到，每一個(gè)步驟都具有同等的重要性，不能因?yàn)橐粋€(gè)步驟用時(shí)少就不重視。相反，對(duì)于用時(shí)少的步驟應(yīng)更加重視，因?yàn)橥度雴挝粫r(shí)間的收益更高。如果常常在撰寫內(nèi)容過程中感受到不順利，可以試著調(diào)整時(shí)間分配比例，可能會(huì)改善整體撰寫過程效率，提高撰寫質(zhì)量。

2.如何平衡工作和其他生活內(nèi)容的時(shí)間占比。

健康的身體和良好的精神狀態(tài)是工作高效率和高質(zhì)量的根本基礎(chǔ)。專利代理師的工作是創(chuàng)造性工作，個(gè)人的身體和精神狀態(tài)會(huì)極大影響工作效率和質(zhì)量。

要保持健康的身體和良好的精神狀態(tài)，可以著重在睡眠、飲食和運(yùn)動(dòng)這三個(gè)性價(jià)比最高的方面進(jìn)行時(shí)間投入。例如，每周進(jìn)行3次不少于30分鐘的鍛煉；盡量避免長期食用高鹽飲食，注意飲食的葷素搭配；合理安排工作時(shí)間，避免絕限期前瘋狂加班。無論多好的方法和計(jì)劃，都要配合四個(gè)字使用——長期執(zhí)行。

四、不斷地學(xué)習(xí)才能讓效率和質(zhì)量突破上限

最后，需要著重說明的是，上述討論只能讓專利代理師更多地發(fā)揮出自身固有的能力，只有學(xué)習(xí)才能突破上限，達(dá)到更高的高度。學(xué)習(xí)新技術(shù)，學(xué)習(xí)新技巧，學(xué)習(xí)新思路，專利代理師要面對(duì)日新月異的技術(shù)，面對(duì)不斷完善的市場，有太多需要學(xué)習(xí)的知識(shí)。

而每一份交底書都是一份好的學(xué)習(xí)資料，如果交底書中有新出現(xiàn)的知識(shí)或不懂的技術(shù)領(lǐng)域，可以通過現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)工具進(jìn)行深入地學(xué)習(xí)，在縱向?qū)W習(xí)的過程中可能還會(huì)發(fā)現(xiàn)一些需要橫向?qū)W習(xí)的知識(shí)。而代理師就是在這樣不斷學(xué)習(xí)不斷進(jìn)步的過程中，更好地?cái)U(kuò)展自己的知識(shí)面，提升自己理解交底書的速度。

只有當(dāng)代理師對(duì)交底書中的技術(shù)內(nèi)容理解了、吃透了，才能更快更好地撰寫出貼合發(fā)明點(diǎn)的專利文件。因此，不斷地學(xué)習(xí)是提升代理師撰寫效率以及撰寫質(zhì)量的必要條件。